Voorinschrijvingen

Voorinschrijvingen en aanmelden

Hieronder volgt de procedure “Inschrijven en aanmelden nationale wedstrijden”.

Voorinschrijving

  1. Ongeveer twee weken voor een nationale wedstrijd, ontvangen alle NFF-verenigingen via email een inschrijvingslijst. Deze lijst wordt verstuurd naar de wedstrijdsecretaris van de vereniging.
  2. De inschrijvingslijst is een excel-bestand, waarop alle licentiehouders van de NFF voorkomen. De lijst is gesorteerd per vereniging en daarbinnen op volgorde van achternaam – voornaam.
  3. Nota Bene: Licentiehouders kunnen meerdere keren (max. 3x) voorkomen in de lijst, als zij in verschillende klassen hebben deelgenomen. Een licentiehouder kan voorkomen in de eigen leeftijdsklasse, één van de cruiser-klassen en de Promotieklasse.
  4. De wedstrijdsecretaris geeft op de lijst aan welke licentiehouders deelnemen aan de betreffende wedstrijd. Dit wordt gedaan door het plaatsen van een “j” op de regel met de juiste combinatie licentiehouder – klasse.
  5. De wedstrijdsecretaris controleert tijdens het invullen of alle licentiehouders van zijn vereniging op de lijst voorkomen. Bij het terugsturen van de lijst worden de ontbrekende namen in het begeleidende email vermeld, met de relevante gegevens (leeftijd, startnummer, klasse).
  6. Na het invullen van de lijst, stuurt de wedstrijdsecretaris deze per email terug naar het inschrijvings- adres (inschrijvingen@fietscross.org).
  7. Als de wedstrijdsecretaris de inschrijving wil verbeteren en/of aanvullen, moet de inschrijvingslijst in zijn geheel opnieuw worden ingevuld en teruggestuurd. Dit is dus een herhaling van de stappen 4, 5 en 6. Tot aan de uiterste inschrijvingsdatum kunnen lijsten worden ingestuurd.
  8. Van elke vereniging wordt slechts de laatst aangeleverde inschrijvingslijst geaccepteerd en verwerkt. Als een vereniging de eerste lijst laat volgen door 6 verbeterde/aangevulde lijsten, wordt dus alleen de zevende lijst gebruikt. Om deze reden is het belangrijk dat elke lijst steeds de volledige inschrijving bevat.

Verwerking van de voorinschrijvingen

  1. Na het verstrijken van de uiterste inleverdatum, verwerkt de NFF de inschrijvingslijsten. De resultaten van deze verwerking worden toegestuurd aan de organiserende vereniging en aan het landelijke juryteam. De organiserende vereniging krijgt lijsten met de geaccepteerde inschrijvingen, per vereniging.

Aanmelden op de wedstrijddag

  1. Op de wedstrijddag worden zo vroeg mogelijk lijsten opgehangen, waarop per vereniging de voorinschrijvingen worden vermeld. De clubvertegenwoordigers dienen hierop te controleren of de voorinschrijvingen zijn verwerkt conform de door hen ingestuurde inschrijvingsformulieren. Deelnemers en/of hun ouders kunnen op deze lijsten ook zien of zij op correcte wijze zijn ingeschreven.
  2. Clubvertegenwoordigers melden zich voor 09:30 bij de aanmeldings-tafel van de organiserende vereniging. De clubvertegenwoordiger doet op dat moment de afmeldingen van deelnemers en kan ook nog nieuwe deelnemers opgeven. Voor het definitieve aantal deelnemers betaalt hij direct de verschuldigde inschrijfgelden, inclusief de eventuele boetes voor ‘nieuwe’ deelnemers. Alle mutaties die bij de aanmeldings-tafel worden gemeld, worden door de medewerkers van de organiserende vereniging direct aan het juryteam doorgegeven. Het juryteam zorgt ervoor dat deze mutaties zo snel mogelijk worden verwerkt in het jury-programma.
  3. Na 09:30 worden de nog wachtende clubvertegenwoordigers zo snel mogelijk geholpen. Als de laatste aanmelding verwerkt is, wordt de aanmeldingstafel gesloten. Nieuwe aanmeldingen worden daarna niet meer geaccepteerd.

Wedstrijdlijsten

  1. De jury stelt de wedstrijdlijsten samen, met behulp van het juryprogramma op de computer. De wedstrijdlijsten worden zo snel mogelijk opgehangen.
  2. Als na het publiceren van de wedstrijdlijsten blijkt dat er fouten in voorkomen, worden deze zo snel mogelijk gemeld aan het juryteam. Wedstrijdlijsten die niet overeenkomen met de aangemelde inschrijvingen worden hersteld. Verkeerde of vergeten inschrijvingen worden niet meer hersteld.
  3. Indien de jury het nodig en mogelijk acht, kunnen wedstrijdlijsten worden veranderd op grond van acute en onvoorziene omstandigheden.

Opmerkingen

Van alle wedstrijdsecretarissen en club-vertegenwoordigers wordt verwacht

  • dat zij de procedures rondom inschrijving en aanmelding kennen;
  • dat zij hun eigen achterban hebben ingelicht over deze procedures;
  • dat zij op een wedstrijddag hun eigen administratie beschikbaar hebben;
  • dat zij het “inschrijven op de wedstrijddag zelf” met terughoudendheid gebruiken en zeker niet propageren bij hun achterban.

Voor nieuwe Federatiekaarthouders geldt:

  • als door de club een aanvraag is ingediend voor een Federatiekaart bij de NFF-ledenadministratie vóór donderdag, kan de nieuwe Federatiekaarthouder op de zaterdag ná die donderdag aan een wedstrijd deelnemen.

Als op de wedstrijddag twijfels ontstaan over de status van een licentiehouder, moet de clubvertegenwoordiger bewijzen dat de licentie-aanvraag is goedgekeurd en afgerond. Als bewijs hiervoor moet een email van de NFF-ledenadministratie overlegd kunnen worden.
(Uiteraard heeft zoiets alleen betrekking op deelnemers die nog niet op de voorinschrijvingslijsten stonden).