Er is elk kalenderjaar in het begin van het jaar een vergadering voor organiserende verenigingen.
Elke vereniging die dat jaar een nationale wedstrijd mag organiseren, wordt geacht aanwezig te zijn.
De organisatie van wedstrijden wordt daar doorgesproken, clubs kunnen elkaar tips geven over zaken die met de organisatie te maken hebben, kortom: de puntjes worden nog eens op de i gezet.